はじめに　～紙の手続きを続けるリスク～

「内定通知はメール、でも雇用契約書は紙で回収」「マイナンバー確認後は黒塗りして書類保管」「社会保険は紙の届書を手書きして郵送」——そんなアナログ運用は、今や採用スピードと情報セキュリティの両面で大きな損失です。リモート採用が当たり前になった現在、紙と押印を前提にしたフローは、入社予定者の期待感をそぎ、管理部門の負荷を高めています。さらに法改正のたびに帳票を差し替える手間や、過去書類の保管コストも無視できません。

心理的コスト　～ストレスの蓄積～

コストといえば、紙ベースの手続きが内包している数字には表れない「心理的コスト」も無視できません。
・「雇用契約書、まだ返送されてこない…催促すべき？」
・「マイナンバーカードのコピーが不鮮明…また連絡しなきゃ」
・「書類不備で入社日に手続き間に合わないかも…」
こうした不安やストレスは、人事担当者の本来の仕事である「人材の活躍支援」に向けるべきエネルギーを奪ってしまっているのではないでしょうか。

なぜ今、電子化が必要なのか

この記事を読んでいる方の中で、紙を基本とした手続きからの脱却について、その必要性を感じたことのない人はもはやいないでしょう。それでも社内の様々な障壁から、必要性を見て見ぬふりして今まで先送りにしてきた、という方も多いのではないでしょうか。 　そんなあなたに、この記事との出会いをチャンスとして、目を背けてきたその一歩を踏み出してほしいと思います。それほど、手続きの電子化は急務であり、同時に、今は取り組みを進める大きなチャンスのタイミングなのです。 　ここで改めて電子化のメリットをおさらいしておきましょう。

１.コスト削減と業務効率化

紙の書類にかかる印刷費、郵送費、保管スペースが不要になるだけでなく、書類の作成・発送・回収にかかる時間を大幅に短縮でき、入社日までの心理的コストも圧倒的に削減されます。

２.リモートワーク時代への対応

リモートワークが増える中、書類のやり取りのために出社する必要がなくなります。内定者も自宅から手続きを完了できるため、遠方の優秀な人材の採用にも有利です。

３.コンプライアンスの強化

電子化により、個人情報の管理が強化されます。アクセス権限の設定、操作ログの記録により、情報漏洩のリスクを最小限に抑えることができます。

４.新入社員の体験向上

PCだけでなく、スマートフォンでも簡単に手続きができることで、特に若い世代の内定者に好印象を与えます。企業のデジタル化への取り組みは、採用競争力の向上にもつながります。

サービス概要　～雇用契約電子化＆手続ワンストップ代行～

当事務所、宮沢社会保険労務士事務所は、雇用契約の電子化と手続きワンストップ代行に対し、豊富な知見と経験を持つ社労士事務所です。

「電子雇用契約（労働条件通知）」「マイナンバー・個人情報収集」「入社・退社時社会保険手続」一括で代行。人事担当者は内定通知書をメールで送るだけ。あとは当事務所が労務系SaaSの電子雇用契約プラットフォームで労働条件通知書を特定社労士監修のもと作成し、入社予定者へご案内と同時に送信、雇用契約だけでなく個人情報・マイナンバー・扶養情報を安全に収集代行いたします。取得データは社会保険・雇用保険手続、毎月給与計算や年末調整にも連携します。幅広い企業規模や業界の企業と伴走してきた実績があり、多様なニーズへ柔軟に対応できることを強みとしています。

料金イメージ（詳しくはお気軽にご相談ください）
初期設定料：50,000円〜
月額基本料：10,000円～（利用人数・システムによりお見積り）
社保・雇保手続：月例顧問契約の範囲で無料

導入までの流れ

１.お問い合わせ・ご相談

現在の課題や要望をお聞かせください。オンラインでのご相談も可能です。

２.システム設定・カスタマイズ

貴社の雇用契約書フォーマットや回収が必要な資料、個人情報項目に合わせてシステム設定をします。

３.テスト運用

実際の操作感を確認いただき、必要に応じて調整を行います。

４.本格運用開始

入社者に対するご案内メール文面等をご相談させていただき、内定者へのご案内からスタートいたします。